Перечислите, какая помощь нужна для выполнения плана и какие действия от неё зависят.
Отметьте, что уже согласовано, а что вы пока только предполагаете.
Уточните существенные условия: задачу, время, объём участия и то, что потребуется от вас.
Договоритесь, как сообщить об изменениях. Для важной помощи продумайте запасной вариант или возможность переноса.