Разделите вопрос на пункты: что, когда, каким способом и с чьим участием сделать.
Подтвердите со всеми участниками уже согласованные пункты и запишите их.
Назовите точное условие, по которому решения пока нет.
Проверьте, можно ли выполнить согласованное отдельно, не вынуждая никого принять спорный пункт.