Когда применять
Во время разговора всё казалось понятным, но позже выясняется, что участники запомнили разные сроки и объёмы работы. Кто-то ждал готовый результат, а другой считал, что обещал только начать.
Суть
Запишите, кто, что и к какому сроку делает, где появится результат и как сообщать о помехах. Запись станет общей опорой после подтверждения участниками. Одной отправки сообщения недостаточно.
Порядок действий
Запишите действия, ответственных и сроки. Замените расплывчатые слова вроде «скоро» и «подготовить всё» конкретными условиями.
Укажите, какой результат ожидается и где его можно будет найти или получить.
Договоритесь, как и когда сообщать о задержке, нехватке сведений или других помехах.
Отправьте запись участникам и попросите подтвердить её либо уточнить неточности.
Укажите, какой результат ожидается и где его можно будет найти или получить.
Договоритесь, как и когда сообщать о задержке, нехватке сведений или других помехах.
Отправьте запись участникам и попросите подтвердить её либо уточнить неточности.
Пример
После обсуждения выставки сохраняют запись: «Анна до среды отправляет список работ. Илья готовит таблички к пятнице, 18:00, и кладёт файл в общую папку. О задержках сообщаем сразу». Оба проверяют задачи и подтверждают сроки.
Ожидаемый результат
У каждого будет понятный следующий шаг. При вопросах можно будет обратиться к согласованной записи и быстро увидеть, что выполнено, что задерживается и где нужна помощь.
Важные условия
Молчание не стоит считать подтверждением. Записывайте только действительно согласованное и отмечайте последующие изменения. Объём записи должен соответствовать делу: для небольшой совместной задачи обычно достаточно нескольких ясных строк.