Когда применять
Важное дело зависит от одного человека, предмета или способа связи. Пока всё работает, об этом легко не думать. Но если нужный участник окажется недоступен, даже хорошо подготовленная работа может остановиться.
Суть
Для важного действия заранее подготовьте замену: другого участника, иной способ или допустимый перенос. Уточните, когда понадобится запасной вариант и что нужно для его выполнения.
Порядок действий
Найдите действие, от которого зависит продолжение дела и для которого сейчас нет замены.

Определите, сколько можно ждать и в какой момент потребуется другой вариант.

Согласуйте замену с нужными людьми. Уточните, какие сведения, материалы или разрешения им понадобятся.

Проверьте, знают ли участники, когда нужно действовать и как связаться друг с другом.
Пример
Зал открывает один организатор, и при его задержке группа ждёт у входа. Второй участник соглашается быть заменой и получает разрешение брать ключ. Основной организатор предупреждает его заранее, если не сможет приехать, и сообщает группе, кто откроет зал.
Ожидаемый результат
При изменении обстоятельств появится понятное действие. Участникам не придётся в последний момент придумывать замену и выяснять, у кого есть нужные возможности.
Важные условия
Запасной участник должен согласиться на роль и понимать её границы. Передавайте только нужные сведения и разрешённые доступы. Если замены нет, предусмотрите уменьшение объёма или перенос.